Adjoint(e) administratif(tive) / vie associative

Temps plein Québec 1 poste disponible
Informations générales
Secteur Administration
Années d'expérience 3 ans
Statut Temps plein
Type d'emploi Jour
Qualification requise DEC ou DEP pertinent
Description

Sous l’autorité de la directrice générale, l’adjoint administratif a comme responsabilité d’assurer un soutien administratif et opérationnel à la direction générale et de répondre aux demandes des membres de l’ACQ-Québec. De plus, il collabore à la planification, à l’organisation, à la réalisation et au bon déroulement des événements associatifs.

 

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS RELIÉES AU POSTE :

Gestion stratégique administrative et secrétariat de direction

  • Répondre aux demandes des entreprises / réception des demandes au comptoir -client et demandes courriels et téléphoniques.
  • Fixer et confirmer les rendez-vous des membres de l’équipe de direction.
  • Collaborer aux tâches administratives pour l’équipe : présentations, rapports et données statistiques incluant révision, rédaction, transcription, gestion de la traduction (français/anglais), formatage, recherche, édition, récupération, copie et transmission de textes, de données et de graphiques.
  • Voir à la mise à jour du répertoire des contacts du DG et des comités.
  • Aide à la gestion de réunion, rencontres, comités et évènements corporatifs.

Participer à la logistique de l’organisation des événements corporatifs, des réunions des différentes structures de la gouvernance ainsi que des instances de collaboration avec les partenaires (assemblée générale annuelle, comités, conférences et tables de travail etc.)

  • Organiser les déplacements et y participer occasionnellement pour prendre des notes pendant les réunions ou pour fournir de l’assistance pendant les présentations.
  • Rédiger les différents documents administratifs et tenir à jour les registres sur demande: procès-verbaux, ordre du jour, etc.
  • Coordonner la mise à jour des listes d’invitation, des envois, des relances, des réservations, de la facturation.
  • Contribuer à l’encadrement des bénévoles pour les événements en collaboration avec l’équipe.
  • Collaborer à la réalisation des documents relatifs aux événements (formulaires de réservation et d’invitation, listes de matériel, scénarios, plans de salle, projections, lettres de remerciement, différents rapports, site Internet et réseaux sociaux) en collaboration avec l’équipe des communications corporatives.
  • Collaborer au bon déroulement des événements et contribuer à la livraison d’événements de qualité.
  • Toutes autre tâches connexes.

 

QUALIFICATIONS :

  • Formation technique en administration, communication ou autre combinaison pertinente.
  • Minimum de 3 ans d’expérience à des fonctions d’adjointe administrative.
  • Expérience dans le domaine de l’organisation logistique d’événements (un atout).
  • Bilinguisme oral et écrit. (un atout)
  • Expérience significative en rédaction, en révision de texte.
  • Excellente maitrise des logiciels : Word, Excel, Outlook et PowerPoint et idéalement la suite Adobe.

 

QUALITÉS PERSONNELLES :

  • Sens aigu de l’organisation et de la gestion des priorités.
  • Habiletés interpersonnelles exceptionnelles.
  • Grande capacité à travailler sous pression et de façon autonome, en respectant des échéanciers dans un environnement de croissance.
  • Rigueur et exactitude dans la gestion de dossiers.
  • Une pensée critique bien fondée et créative, qui s’accompagne de la capacité de résoudre les problèmes et de prendre des décisions au besoin.
  • Discrétion, sens de la confidentialité et honnêteté.
  • Dynamisme et approche professionnelle.
  • Capacité à évoluer dans des dynamiques complexes et interreliées.

 

Les avantages
Activités sociales Activités sociales
Assurances Assurances
Congés/vacances Congés/vacances
Formation continue Formation continue
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ACQ – Québec
375, rue de Verdun, bureau 100, Québec,
Québec, G1N 3N8,
Canada
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