Adjoint(e) administratif(ve) de projets

Temps plein Montréal
Informations générales
Secteur Administration
Années d'expérience 2 à 3 ans
Statut Temps plein
Type d'emploi Jour
Qualification requise DES ou DEC en secrétariat ou bureautique
Description
  • Être titulaire d’un DES ou d’un DEC en secrétariat ou bureautique;
  • Posséder de 2 à 3 ans d’expérience dans une fonction similaire;
  • Connaître le domaine de la construction est un atout;
  • Posséder une bonne maîtrise de la grammaire française;
  • Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office;
  • Être bilingue français et anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est un atout;
  • Être flexible quant à l’horaire (lors des fermetures de soumissions);
  • Avoir la capacité de travailler sous pression avec de courts échéanciers;
  • Faire preuve de polyvalence, d’autonomie, de rigueur et avoir des aptitudes pour le travail d’équipe;
  • Posséder un grand sens de l’organisation.

Sous la direction du chef de projets, le titulaire du poste apporte un soutien administratif à l’équipe de gestion.

  • Effectuer la correspondance administrative relative à la gestion d’un projet de construction.
  • Transférer le dossier de soumission dans l’arborescence;
  • S’assurer de fournir les divers formulaires nécessaires au démarrage du projet aux différents départements concernés;
  • Produire la lettre d’adjudication de contrat;
  • Transmettre la revue de sous-traitance et autres documents au département contractuel;
  • Assurer le suivi de la sous-traitance aux divers intervenants jusqu’à sa signature;
  • Documenter et tenir à jour le cheminement des dessins d’atelier;
  • Produire les procès-verbaux des réunions de chantier et de coordination et les diffuser aux intervenants pertinents;
  • Répertorier les procès-verbaux qui ne sont pas sous notre responsabilité;
  • Effectuer les correspondances requises dans le respect des règles établies;
  • Lorsque mobilisé sur un chantier, prendre part à la mobilisation et à la démobilisation physique du chantier en matière d’ameublement, de fournitures de bureau, de lignes téléphoniques ou Internet, de stationnements, etc.;
  • Tenir à jour l’émission et la révision des plans et devis;
  • S’assurer de la distribution de toute révision aux divers intervenants;
  • Assurer le suivi et la transmission des directives aux divers intervenants;
  • Préparer la présentation des divers changements: EC, BC, IC, BT;
  • Préparer les SCO et les SCA: produire les contrats applicables liés aux régies et valider la nomenclature;
  • Se coordonner avec l’équipe de facturation pour l’émission de la facture;
  • S’assurer d’obtenir tous les documents nécessaires lors de la remise des chèques aux sous-traitants et fournisseurs;
  • Transmettre lesdits chèques selon les instructions reçues;
  • Préparer et transmettre la documentation relative à l’acceptation provisoire et finale;
  • Assurer la préparation des documents de fin de chantier;
  • Archiver le projet dans un délai raisonnable, selon les instructions et règles établies, en y incluant les documents et informations fournis par le surintendant et l’agent de prévention.
Les avantages
Activités sociales Activités sociales
Assurances Assurances
Congés/vacances Congés/vacances
Formation continue Formation continue
Horaires flexibles Horaires flexibles
Transport Transport
Rémunération compétitive Rémunération compétitive
Je veux postuler pour cette offre!
  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.