- Être titulaire d’un DES ou d’un DEC en secrétariat ou bureautique;
- Posséder de 2 à 3 ans d’expérience dans une fonction similaire;
- Connaître le domaine de la construction est un atout;
- Posséder une bonne maîtrise de la grammaire française;
- Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office;
- Être bilingue français et anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est un atout;
- Être flexible quant à l’horaire (lors des fermetures de soumissions);
- Avoir la capacité de travailler sous pression avec de courts échéanciers;
- Faire preuve de polyvalence, d’autonomie, de rigueur et avoir des aptitudes pour le travail d’équipe;
- Posséder un grand sens de l’organisation.
Sous la direction du chef de projets, le titulaire du poste apporte un soutien administratif à l’équipe de gestion.
- Effectuer la correspondance administrative relative à la gestion d’un projet de construction.
- Transférer le dossier de soumission dans l’arborescence;
- S’assurer de fournir les divers formulaires nécessaires au démarrage du projet aux différents départements concernés;
- Produire la lettre d’adjudication de contrat;
- Transmettre la revue de sous-traitance et autres documents au département contractuel;
- Assurer le suivi de la sous-traitance aux divers intervenants jusqu’à sa signature;
- Documenter et tenir à jour le cheminement des dessins d’atelier;
- Produire les procès-verbaux des réunions de chantier et de coordination et les diffuser aux intervenants pertinents;
- Répertorier les procès-verbaux qui ne sont pas sous notre responsabilité;
- Effectuer les correspondances requises dans le respect des règles établies;
- Lorsque mobilisé sur un chantier, prendre part à la mobilisation et à la démobilisation physique du chantier en matière d’ameublement, de fournitures de bureau, de lignes téléphoniques ou Internet, de stationnements, etc.;
- Tenir à jour l’émission et la révision des plans et devis;
- S’assurer de la distribution de toute révision aux divers intervenants;
- Assurer le suivi et la transmission des directives aux divers intervenants;
- Préparer la présentation des divers changements: EC, BC, IC, BT;
- Préparer les SCO et les SCA: produire les contrats applicables liés aux régies et valider la nomenclature;
- Se coordonner avec l’équipe de facturation pour l’émission de la facture;
- S’assurer d’obtenir tous les documents nécessaires lors de la remise des chèques aux sous-traitants et fournisseurs;
- Transmettre lesdits chèques selon les instructions reçues;
- Préparer et transmettre la documentation relative à l’acceptation provisoire et finale;
- Assurer la préparation des documents de fin de chantier;
- Archiver le projet dans un délai raisonnable, selon les instructions et règles établies, en y incluant les documents et informations fournis par le surintendant et l’agent de prévention.
